Konkurs na organizację finałów Młodzieżowych Mistrzostw Polski

Konkurs otwarty na organizację finałów Mistrzostw Polski w piłce siatkowej w kategoriach:

Turnieje finałowe każdej z kategorii wiekowych rozgrywane są zgodnie z regulaminem rozgrywek młodzieżowych na sezon 2021/2022 opublikowanym na stronie www.pzps.pl

Do udziału w konkursie, a tym samym do organizacji turniejów, zapraszamy kluby będące członkami Polskiego Związku Piłki Siatkowej oraz podmioty mające doświadczenie związane z organizacją imprez siatkarskich lub pozostałe, prowadzące działalność w zakresie organizacji imprez sportowych i zatrudniające osoby mające doświadczenie przy organizacji imprez siatkarskich.

Podmiot przystępujący do konkursu zobowiązuje się do:

1. Zapewnienia drużynom noclegów oraz wyżywienia (skład jednej drużyny nie może być większy niż 20 osób, w przypadku zespołów juniorek i juniorów nie może być większy niż 25 osób) – należy określić, w jakim zakresie finansowym drużyny będą samodzielnie pokrywały koszt pobytu.
2. Zapewnienia hali sportowej wraz z widownią oraz sprzętem niezbędnym do rozegrania turnieju tzn. stoliki dla sędziów (dla 4 osób), stoliki dla statystyków drużyn (8 osób), stoliki/miejsca dla mediów (minimum 6 miejsc), krzesełka dla zawodników (minimum 28 sztuk - nieodpuszczalne są krzesła drewniane), zamykane pomieszczenia z przeznaczeniem na magazyn sprzętu, biuro zawodów oraz minimum 4 szatnie dla drużyn.
3. Zapewnienia nagłośnienia oraz obsługi spikerskiej i didżeja (wraz z opłatami licencyjnymi – ZAiKS, STOART) przez cały czas trwania turnieju.
4. Zapewnienia pucharów za miejsca od 4 do 8 (wysokość pucharu do 30 cm).
5. Zapewnienia transmisji internetowej ze wszystkich meczów wraz z ceremoniami otwarcia i zamknięcia (w przypadku zespołów juniorek i juniorów wraz z komentatorem) oraz możliwością wyświetlania plansz sponsorskich, wyświetlania bieżącego wyniku, z realizacją na minimum dwie kamery – transmisja będzie również udostępniana na kanałach Polskiego Związku Piłki Siatkowej.
6. Zapewnienia promocji turnieju w mediach lokalnych.
7. Zapewnienia obsługi technicznej w hali w trakcie trwania turnieju (w tym hydraulik, elektryk, osoby odpowiedzialne za halę w trakcie zawodów, itp.).
8. Zapewnienia ochrony (liczba pracowników odpowiednia dla zgłoszonej imprezy i/lub potrzeb wynikających z samej organizacji – minimum 2 osoby).
9. Zapewnienia dostępu do wszystkich koniecznych mediów, w tym internetu w hali zawodów (Wi-Fi oraz internet przewodowy dla stolika sędziowskiego oraz statystyka na krótkim boku boiska), dostępu do źródła prądu wewnątrz i na zewnątrz hali, itp.).
10. Zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia (śniadanie, obiad, kolacja):

• w kategorii junior, juniorka, junior młodszy, juniorka młodsza: dla 8 sędziów szczebla centralnego (przyjazd na jeden dzień przed rozpoczęciem zawodów, 3 pokoje dwuosobowe, 2 pokoje jednoosobowe),
• w kategorii młodzik, młodziczka: dla 7 sędziów szczebla centralnego (przyjazd na jeden dzień przed rozpoczęciem zawodów, 3 pokoje dwuosobowe, jeden pokój jednoosobowy),
• dla delegata technicznego oraz oficera prasowego wyznaczonego przez PZPS (dwa pokoje jednoosobowe),
• 2 pokoi jednoosobowych do dyspozycji PZPS.

1. Wydrukowania i dystrybucji plakatu promującego wydarzenie (minimum 100 sztuk co najmniej formatu A4).
2. Organizacji turnieju zgodnie z aktualnie obowiązującymi wymogami sanitarno-epidemiologicznymi oraz powiadomienia odpowiednich służb o organizacji imprezy (Policja, Sanepid, Straż Pożarna, Pogotowie Ratunkowe).

Polski Związek Piłki Siatkowej zobowiązuje się do:

1. Wyposażenia boiska w wykładzinę Taraflex wraz ze sprzętem pomocniczym.
2. Zapewnienia obsługi sędziowskiej (wraz z opłatą delegacji sędziowskich).
3. Wyprodukowania i dostarczenia pucharów i medali za miejsca 1-3.
4. Wyprodukowania i dostarczenia statuetek: MVP, rozgrywający, atakujący, przyjmujący, środkowy, libero.
5. Zapewnienia nagród finansowych dla zespołów, które zajmą w turnieju miejsca 1-3.
6. Zapewnienia obsługi statystycznej zawodów.
7. Zapewnienia serwisu fotograficznego na czas zawodów.
8. Zabezpieczenia medycznego turnieju – karetka oraz 2 ratowników medycznych (przy założeniu imprezy niemasowej).
9. Zapewnienia wody dla zawodniczek/zawodników (po 1,5 l na osobę) na czas treningów oraz meczów.
10. Zapewnienia strony www dedykowanej turniejowi.
11. Promocji turnieju oraz lokalnych organizatorów na swoich stronach www oraz mediach społecznościowych.
12. Przekazania siatki oraz piłek na czas rozgrywek.
13. Dostarczenia band stałych wokół boiska.
14. Wsparcia organizacyjnego (minimum jedna osoba przez cały czas trwania turnieju).
15. Wsparcia marketingowego lokalnych organizatorów, w tym w przygotowaniu grafik (dyplomy, plakaty, strona www, tabliczki na puchary za miejsca 4-8).
16. Wyprodukowania oraz dostarczenia pamiątkowych koszulek oraz dyplomów dla wszystkich uczestników turnieju.
17. Udostępnienia 30% powierzchni reklamowej w I planie reklamowym (bandy) do wykorzystania przez organizatora na promocję partnerów/sponsorów.

Ważne informacje

1. Wszystkie materiały marketingowe dotyczące turnieju muszą zostać zaakceptowane przez PZPS na minimum 7 dni przed rozpoczęciem turnieju.
2. Ze względu na podpisane przez PZPS umowy partnerskie obowiązuje wyłączność branżowa w zakresie reklamy na:

• Telefonię komórkową
• Paliwa stałe
• Wodę mineralną
• Napoje energetyczne (dotyczy kategorii juniorka/junior)
• Producenta odzieży i sprzętu sportowego
• Producenta blachodachówki
• Branżę kurierską

1. Na 14 dni przed rozpoczęciem zawodów partner organizujący dany Turniej zobowiązany jest do przesłania do PZPS mailowo informacji o podziale powierzchni reklamowej, przysługującej w I planie reklamowym wraz z grafikami wektorowymi logotypów.
2. Plakaty promujące dany turniej powinny pojawić się w hali zawodów oraz w jej najbliższym otoczeniu (w zależności od możliwości danego organizatora).
3. Pomieszczenia w hali zawodów powinny zostać w sposób jasny oznaczone (szatnia 1, szatnia 2, magazyn, biuro zawodów itp.).
4. Ochrona powinna być obecna w hali przez cały czas trwania turnieju, wraz z zapewnieniem bezpieczeństwa w trakcie sesji treningowych.
5. W biurze zawodów organizator powinien zapewnić dostęp do czajnika, kawy, herbaty – dla sędziów oraz osób współpracujących.

Zgłoszenie do konkursu powinno zawierać:

1. Dane rejestracyjne podmiotu ubiegającego się o organizację turnieju.
2. Wypełniony „Załącznik do zgłoszenia kandydatury na organizatora finału Mistrzostw Polski w kategoriach młodzieżowych w sezonie 2022/2023”, podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Organizatora.
3. Wykaz dodatkowych oczekiwań wobec PZPS, dotyczących udziału Związku w organizacji turnieju w zakresie spraw finansowych, rzeczowych i organizacyjnych.

Oferty można składać łącznie na organizację wszystkich finałów lub oddzielnie na każdy turniej finałowy.

Termin składania ofert upływa w 13 lutego 2023 roku.

Oferty należy składać wyłącznie w zamkniętych kopertach z dopiskiem „Finały młodzieżowe 2022” na adres: Polski Związek Piłki Siatkowej, ul. Puławska 383, 02-801 Warszawa.

Rozstrzygnięcie konkursu nastąpi 20 lutego 2023 roku poprzez ogłoszenie decyzji Komisji Konkursowej na stronie www.pzps.pl.

W przypadku dodatkowych pytań prosimy o kontakt z PZPS.

Polski Związek Piłki Siatkowej zastrzega prawo do odwołania konkursu bez podania przyczyny.